Hồ sơ thất lạc
Thông tin vụ việc nằm rải rác trong Excel, Zalo, email và giấy tờ — khó tìm lại khi cần.
Sản phẩm số · Hệ thống nội bộ · Đang vận hành
LSL Case Control System
Hệ thống quản lý hồ sơ, công việc và tài chính nội bộ Lộc xây dựng cho Công ty Luật LSL. Toàn bộ vụ việc nằm ở một nơi — hồ sơ, khách hàng, đầu việc, quy trình, deadline, thu chi, tài liệu và nhân sự — và mỗi hồ sơ luôn biết đang ở bước nào, ai đang làm, còn bao lâu đến hạn.
“Mọi hồ sơ — đúng người, đúng bước, đúng hạn.”
01 / Bài toán
Công ty luật không thiếu người giỏi — thiếu một nơi để nhìn thấy toàn bộ công việc.
Không biết ai đang làm gì
Quản lý phải hỏi từng người mới biết hồ sơ đang ở bước nào và ai đang giữ.
Trễ hạn mới phát hiện
Deadline chỉ được nhớ trong đầu từng người; khi lộ ra thì đã muộn.
Thu chi rời rạc
Phiếu thu, đề nghị chi và duyệt chi không gắn với hồ sơ, khó biết vụ việc nào lãi hay lỗ.
02 / Giải pháp
Sáu khối tính năng gom toàn bộ vận hành vào một hệ thống.
Hành chính & Tố tụng
Hồ sơ Hành chính chạy theo quy trình 8 bước chuẩn hóa; hồ sơ Tố tụng linh hoạt theo đầu việc. Chuyển đổi qua lại bất cứ lúc nào mà không mất lịch sử.
Quy trình 8 bước có deadline
Bước trước xong, bước sau tự bắt đầu và tự tính hạn theo giờ làm việc thực tế, bỏ qua ngày nghỉ lễ.
Bảng theo dõi tiến độ
Một bảng cho hồ sơ Hành chính (cột theo 8 bước), một bảng cho hồ sơ Tố tụng (cột theo trạng thái). Bấm vào thẻ là thao tác được ngay.
Cảnh báo quá hạn ở khắp nơi
Hồ sơ chậm hiện đỏ, sắp đến hạn hiện vàng — đồng bộ ở chuông thông báo, Tổng quan, danh sách hồ sơ và hai bảng Kanban.
Thu chi & duyệt chi minh bạch
Phiếu thu, phiếu chi theo từng hồ sơ; quy trình đề nghị chi → Admin duyệt → Kế toán chi tiền; thống kê chi theo nhân viên và theo tháng.
Google Drive & 4 vai trò
Tài liệu lưu trên Google Drive gắn với từng hồ sơ. Admin, Trưởng nhóm, Nhân viên, Kế toán — mỗi người chỉ thấy và sửa đúng phần việc của mình.
03 / Quy trình 8 bước
Hồ sơ Hành chính tự chạy qua 8 bước, mỗi bước tự tính hạn.
Deadline tính theo giờ làm việc thực tế: Thứ 2 – Thứ 6, 8:00–12:00 và 13:00–18:00 (giờ Việt Nam), bỏ qua ngày nghỉ lễ.
| Bước | Tên bước | Thời hạn | Người thực hiện |
|---|---|---|---|
| 1 | Tiếp nhận thông tin | Không giới hạn | Nhân viên phụ trách |
| 2 | Soạn hồ sơ | 2 ngày làm việc | Nhân viên phụ trách |
| 3 | Duyệt hồ sơ | 4 giờ làm việc | Trưởng nhóm / Admin |
| 4 | Khách ký hồ sơ | 2 ngày làm việc | Nhân viên phụ trách |
| 5 | Nộp hồ sơ | 1 ngày làm việc | Nhân viên phụ trách |
| 6 | Nhận kết quả | Ngày hẹn trả kết quả + 1 ngày | Nhân viên phụ trách |
| 7 | Bàn giao kết quả | 1 ngày làm việc | Nhân viên phụ trách |
| 8 | Lưu hồ sơ | 3 ngày làm việc | Nhân viên phụ trách |
Xử lý đúng các tình huống thực tế
- Trưởng nhóm từ chối ở bước Duyệt → quay về Soạn hồ sơ, bắt buộc ghi lý do.
- Khách yêu cầu sửa khi ký → soạn lại và duyệt lại; khách hủy → hồ sơ Thất bại.
- Cơ quan trả về sửa → nộp lại; từ chối hẳn → hồ sơ Thất bại.
Công cụ cho Trưởng nhóm & Admin
- Gia hạn deadline có lý do, đổi người thực hiện bước, mở lại bước bấm nhầm.
- Tạm dừng / tiếp tục hồ sơ — đồng hồ deadline dừng theo.
- Nhật ký từng bước: mọi thao tác, lý do, người làm và thời điểm đều được lưu.
04 / Phân quyền
Bốn vai trò — mỗi người thấy đúng việc của mình.
| Chức năng | Admin | Trưởng nhóm | Nhân viên | Kế toán |
|---|---|---|---|---|
| Xem hồ sơ | Tất cả | Của nhóm | Mình phụ trách / hỗ trợ / được giao bước | — |
| Tạo hồ sơ | ✓ | ✓ (giao trong nhóm) | — | — |
| Thao tác bước quy trình | ✓ | ✓ | Bước được giao (trừ bước Duyệt) | — |
| Gia hạn, đổi người, tạm dừng | ✓ | ✓ | — | — |
| Đề nghị chi | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Duyệt / từ chối chi | ✓ | — | — | — |
| Chi tiền | — | — | — | ✓ |
| Quản lý nhân viên | ✓ | — | — | — |
05 / Bảo mật & độ tin cậy
Dữ liệu pháp lý cần được bảo vệ ngay từ tầng cơ sở dữ liệu.
Phân quyền ở tầng dữ liệu
Row Level Security của PostgreSQL: kể cả khi gọi thẳng API, người dùng cũng chỉ đọc và sửa được dữ liệu mình có quyền.
Kịch bản kiểm thử tự động
Kiểm tra phân quyền và quy trình trên database, cùng kiểm tra mã nguồn, trước mỗi lần đưa lên hệ thống thật.
Nhật ký đầy đủ
Lịch sử thay đổi hồ sơ, nhật ký từng bước, người duyệt và thời điểm duyệt chi. Tài khoản do Admin cấp, không đăng ký công khai.
06 / Dùng mọi nơi & công nghệ
Chạy trên trình duyệt máy tính và điện thoại, cài được như một ứng dụng.
Trải nghiệm
- Cài như app (PWA) trên điện thoại và máy tính, giao diện sáng / tối.
- Bảng Kanban vuốt ngang trên điện thoại, ngăn chi tiết toàn màn hình.
- Bộ lọc thống nhất, tìm kiếm không phân biệt dấu, xuất Excel (CSV).
Công nghệ
Next.js 16React 19TypeScriptSupabase · PostgreSQLRow Level SecurityGoogle Drive APIVercelGitHub Actions
Giao diện ở đầu trang là minh họa với dữ liệu mẫu. Hệ thống thật là phần mềm nội bộ, chỉ nhân sự Công ty Luật LSL được cấp tài khoản mới đăng nhập được. Xem thêm đề án chiến lược Marketing cho Công ty Luật LSL →
Hệ thống cho doanh nghiệp của bạn
Đang quản lý hồ sơ, công việc và thu chi bằng Excel và Zalo?
Lộc có thể khảo sát quy trình thực tế và xây một hệ thống tương tự, vừa đủ cho đội ngũ của anh/chị.